Externaliser certains processus est une stratégie qui permet aux entreprises de se concentrer sur leurs besoins commerciaux essentiels et de mieux servir leurs clients. C’est aussi un moyen efficace de construire une culture d’entreprise capable de s’adapter au changement à tout moment. De nombreuses entreprises analysent leurs opérations pour cerner quelles sont leurs véritables compétences de base et déterminer quels processus ils pourraient externaliser afin d’être plus efficaces.
Embaucher une entreprise de classement de dossiers et de gestion documentaire pour des services non essentiels tels que le déchiquetage, le classement de dossiers et la numérisation de documents est une solution efficace, qui vous permet de vous concentrer sur vos principales tâches commerciales. Certains signes que votre entreprise devrait envisager d’externaliser le classement de dossiers incluent un volume élevé de transactions, des exigences de processus complexes, ainsi qu’une croissance dynamique. Cela peut également être la solution idéale si votre entreprise doit réduire ses coûts. Voyons plus en détail quels sont les avantages d’externaliser le classement de dossiers.
Amélioration de l’efficacité de l’entreprise
Un service de gestion documentaire donne aux entreprises plus de temps pour exceller et se concentrer sur ses principales initiatives. Les entreprises peuvent économiser de l’argent et réduire le personnel excédentaire en n’ayant pas à faciliter et à prendre en charge des processus tels que le déchiquetage, le classement et la numérisation de documents au quotidien.
Amélioration de la sécurité des données
Le coût d’une mauvaise gestion des documents ne cesse d’augmenter et peut potentiellement coûter des millions de dollars à votre entreprise. Les vols de données coûtent non seulement de l’argent, mais minent aussi la confiance du public, ce qui rend souvent difficile la récupération des entreprises. Le bon fournisseur fournira une chaîne de contrôle ininterrompue tout au long du cycle de vie de tous vos documents. De plus, cela garantira que votre entreprise se conforme aux réglementations gouvernementales pour rester conforme et crédible.
Accès à des technologies de haut niveau
Lorsqu’elles font leur gestion de documents en interne, les entreprises ont tendance à acheter des appareils bas de gamme pour économiser sur les coûts. Cependant, des problèmes peuvent survenir si votre entreprise connaît une croissance rapide. De nombreuses entreprises doivent embaucher et former rapidement du personnel supplémentaire et éventuellement déployer de nouveaux appareils ou logiciels pour soutenir la croissance, ce qui peut être coûteux et chronophage. En s’associant à une entreprise de gestion de documents, votre entreprise peut accéder instantanément à des capacités technologiques haut de gamme que les opérations internes traditionnelles n’ont peut-être pas la capacité financière de prendre en charge, à un prix rentable.
Gain d’espace
Une entreprise de gestion de documents est idéale si votre entreprise dispose d’un grand volume d’enregistrements avec de longs taux de conservation mais un espace limité. L’utilisation d’un service de classement de dossiers sécurisé libérera non seulement de l’espace, mais offrira une installation de stockage sécurisée et protégée pour vos documents importants. Vos fichiers seront classés en toute sécurité, et c’est une alternative efficace aux dépenses de gestion interne.
